Software que transforma los Libros Contables Obligatorios (Diario, Mayor, Balance, Compras y Ventas) a un formato electrónico-digital preestablecido por el S.I.I., permitiendo que éstos sean conservados por el contribuyente en forma segura durante los plazos establecidos en la ley, y evitando la obligación de conservar los documentos en formato papel.
Cabe señalar que con fecha 31/01/2014 se publicó la Ley Nº 20.727, que entre otras modificaciones agregó al inciso final en el artículo 17 del Código Tributario:
“El Servicio podrá autorizar que los libros de contabilidad y los libros adicionales o auxiliares, que los contribuyentes lleven en soporte de papel, sean reemplazados por sistemas tecnológicos que reflejen claramente el movimiento y resultado de los negocios y permitan establecer con exactitud los impuestos adeudados. Para estos efectos, el Servicio certificará los sistemas que cumplan con tales requisitos.”.
Origen y Características Técnicas
Los productos fueron desarrollados por un grupo de profesionales del área de la Contabilidad, Auditoría, Tributación, Tecnología de la Información y del Control de Gestión, que cuentan con una basta experiencia en los temas de gestión en las empresas. El software LCE Tax se desarrolló de acuerdo a la Resolución Exenta SII N° 150, de fecha 29 de diciembre de 2005 que autorizó y permitió que los contribuyentes puedan almacenar su información contable, para fines tributarios, en un medio digital cuya lectura y revisión pueda realizarse por medios tecnológicos, evitando el almacenamiento de grandes volúmenes de documentos en papel, con el consiguiente riesgo de pérdida o de destrucción de éstos; nuestro software fue aprobado por el Servicio de Impuestos Internos a través de Resolución Exenta SII N° 78, de fecha 23 de agosto de 2013, es decir, ha obtenido la certificación de los respectivos Libros Contables Electrónicos, que legitima la calidad, garantiza la integridad e impide la alteración de los documentos, asegurando la autenticidad del emisor de ellos y el resguardo de los intereses fiscales.
El sistema está desarrollado en Visual y tiene la capacidad de poder conectarse a cualquier sistema contable, incluidos los ERP, y utiliza MYSQL como base de datos propia. Sin embargo, puede almacenar en cualquier otro tipo de base de datos según decisión del cliente.
Principales ventajas del sistema LCE TAX
- Almacenamiento de libros en Base de Datos, cuya administración es responsabilidad del cliente propietario del sistema. No obstante, puede externalizar su almacenamiento con nuestra empresa.
- Se termina la impresión física de los Libros Contables Obligatorios, (Diario, Mayor, Balance, Compras y Ventas), omitiendo la confección y timbraje de hojas sueltas, existiendo la opción de respaldar hasta los 6 años tributarios anteriores.
- No existe la obligatoriedad de enviar, vía electrónica, información de detalle de los libros Diario, Mayor y Balance en ningún momento. Sólo se envía información, previo requerimiento del SII., tal como ocurre en la actualidad ante una fiscalización.
- El contribuyente sólo tiene la obligación de enviar, vía electrónica, a lo menos, un Comprobante de Cierre anual, que incluye un resumen de los libros Diario y Mayor, hecho que se materializa anualmente una vez confeccionada y enviada al SII Declaración Anual del Impuesto a la Renta.
- Elimina la necesidad de disponer de espacio físico para mantener archivos hasta por 6 años tributarios, como también los gastos de encuadernación de los documentos e incluso, en ocasiones, el arrendamiento de los mencionados espacios.
Instalación del sistema
Esta solución contempla una instalación, configuración, testing e integración con cualquier sistema contable o ERP, instalación que recomendamos realizar en un servidor. La aplicación se puede compartir hacia todos los usuarios autorizados, los que pueden acceder con diferentes perfiles, dependiendo de los grados de responsabilidad.
Requisitos de hardware
- Pentium 4 o similar
- 512 MB de memoria RAM
- 200 MB de espacio libre (*) en disco duro
- Microsoft® Windows® XP y superior
Para la instalación del sistema LCE Tax, previamente, su empresa, debe estar inscrita ante el SII y obtener firma electrónica, trámites que Tax Office realiza por usted para obtener un rápido y eficiente resultado.
Los requisitos establecidos para que se otorgue la autorización son:
- Llevar Contabilidad Completa.
- No estar procesado ni sancionado por delito tributario.
- Contar con códigos de autorización de libros (CAL) en forma directa o a través de terceros.
- Indicar un usuario administrador el cual deberá contar con certificado digital. El Usuario-Administrador es la persona autorizada por el contribuyente para ingresar o modificar, la identificación de los signatarios o firmantes autorizados para efectuar acciones relacionadas con los Libros Contables Electrónicos. (El representante legal puede nombrarse a sí mismo como Usuario-Administrador).
- Posteriormente, el usuario administrador deberá indicar dos tipos de firmantes:
– Firmante autorizado a firmar Libros Contables Electrónicos.
– Firmante autorizado a enviar al SII los Envíos obligatorios y Envíos de Libros.
Capacitación
En este caso, la capacitación consiste en generar los libros contables obligatorios y validar con los balances del cliente, seguidamente hacer envíos de prueba al SII, para que sea éste el organismo que valida la calidad de la información, que cumpla con lo exigido y emita el certificado de recepción.
Equipo de trabajo
Para el éxito de esta implementación el cliente deberá designar una persona responsable de entregar, en forma oportuna y veraz, información sobre los sistemas que se verán afectados por esta implementación, así como del entorno tecnológico.
Por su parte, Tax Office Ltda., dispondrá de un ejecutivo responsable por el avance de la implementación y del equipo técnico necesario para dejar operativa la solución.
Plazo
El plazo de entrega del sistema instalado y funcionando es de 3 semanas a contar de la emisión de la orden de compra por parte del cliente, periodo en el cual, no se considera la inscripción ante el S.I.I., ni adquisición de la firma electrónica.
Soporte y Actualizaciones
Consultora Tax Office otorga un soporte sin costo durante el primer año. A partir de esta fecha el cliente podrá renovar el contrato de soporte anual con el costo ya referido.
El soporte se proporciona vía telefónica en días y horarios hábiles de oficina, por Internet incluyendo enlaces Online o a través de visitas personales, según necesidad.
